採用代行サービスは、ここ数年で急速に注目を集めています。新卒採用を担当する企業の採用担当者は、現在、複数の求人媒体への掲載管理、毎日何十件もの応募メール対応、面接日程の調整、応募者からの質問への返信、内定者フォロー…と、数多くの業務に追われる日々を送っています。その一方で、経営層からは「優秀な人材を確保してほしい」というプレッシャー。現場の採用担当者の負担は、年々増す一方です。
採用代行（RPO）とは、こうした採用業務の一部または全部を、専門の外部企業に委託するサービスです。単に業務を外注するだけではなく、採用のプロフェッショナルが自社の採用活動をサポートしてくれる仕組みです。
本記事では、そんな採用代行の「5つのメリット」を、わかりやすく解説します。
新卒採用の採用課題に直面している企業の担当者は、ぜひ最後まで読んでいただきたい内容です。
そもそも採用代行（RPO）とは？
採用代行について正しく理解するには、まずその定義と仕組みを押さえることが重要です。このセクションでは、RPOの基本と、混同しやすい他のサービスとの違いを解説します。
RPO（Recruitment Process Outsourcing）の定義
採用代行は、英語で「Recruitment Process Outsourcing」と表記され、その頭文字をとって「RPO」と呼ばれています。
簡単にいうと、企業の採用業務の一部または全部を、専門の外部企業に委託するサービスです。
採用業務と一口にいっても、その範囲は広大です。採用計画の立案から始まり、求人媒体の選定、求人原稿の作成、応募者への対応、面接日程の調整、書類選考、面接の実施補助、内定者フォロー、入社手続きのサポート…
これらの業務の全体または一部を、外部の採用代行企業に任せることができるのが、RPOの特徴です。
企業側は、委託したい業務内容に応じて、採用代行企業と契約を結びます。その契約に基づいて、采用代行企業が採用プロセスを実行し、企業の採用目標達成をサポートするという仕組みです。
重要なポイントは、採用代行は「単なる事務作業の外注」ではなく、採用のプロフェッショナルが、企業の採用課題の解決をサポートするパートナーシップだということです。
採用代行と人材紹介・派遣の違い
採用代行と似たようなサービスに「人材紹介」や「人材派遣」があります。しかし、これらは採用代行と異なるサービスです。正確に理解することで、自社にどのサービスが適切かを判断できます。
以下は、これら3つのサービスの違いを整理した比較表です。
| 項目 | 採用代行（RPO） | 人材紹介 | 人材派遣 |
| サービス内容 | 採用プロセス全体または一部を委託 | 条件に合致した候補者を紹介 | 派遣スタッフを配置し業務実施 |
| 料金体系 | 月額など固定料金 | 入社時の成功報酬（年収の20～35%程度） | 時間単価 |
| 契約期間 | 相談で柔軟に決定 | 雇用契約に基づく | 原則3年 |
| 業務指示 | 不要（委託先が主導） | 自社で直接指示 | 自社で直接指示 |
| 対応範囲 | 採用全体 | 特定職種の人材紹介 | 派遣スタッフの業務 |
新卒採用で特に重要なのは、採用代行は「プロセス全体」をサポートするため、母集団形成から内定後のフォローまで一貫して対応できるという点です。
人材紹介との違い
人材紹介サービスは、紹介会社が保有する候補者データベースから、企業の求める条件に合致した人材を紹介し、その人材が入社したときに成功報酬を支払う仕組みです。一方、採用代行は、採用プロセス全体を委託し、月額などの固定料金で対応します。
人材紹介は「人材の紹介」に特化しているのに対し、採用代行は「採用プロセス全体」をカバーしています。そのため、自社で求める人材の定義が不明確な場合や、母集団形成から内定後のフォローまで総合的にサポートしてほしい場合には、採用代行が適切です。
人材派遣との違い
人材派遣は、派遣会社から派遣された人材が、企業側で業務に従事します。派遣スタッフに対して、企業は直接業務指示を出すことができます。一方、採用代行では、業務の実施方法まで含めて委託先に一任します。企業が直接、采用代行企業のスタッフに業務指示することはできません。
また、人材派遣の契約期間は原則3年とされていますが、採用代行は企業と採用代行企業で相談の上、契約期間を柔軟に設定できます。
採用代行が選ばれる理由
採用代行サービスの導入企業が増加している背景には、採用市場の構造的な変化があります。なぜ、いま採用代行が必要とされるのか。その理由を3つのポイントから解説します。
新卒採用の長期化と内定辞退が増加中
かつての新卒採用は、「大学3年の夏からインターン、冬から本採用の面接」という、ある程度決まったスケジュールで進んでいました。しかし現在は大きく変わっています。
多くの企業が通年採用を導入し、大学1年生の早期からインターンシップを開始する企業も珍しくありません。一方で、採用選考も秋採用や冬採用へと拡大し、採用活動は一年中続く状態になっています。
加えて、学生側も複数企業から内定を得ることが一般的になりました。結果として、「内定を承諾したはずの学生が、直前になって辞退する」という現象が頻発しています。
採用担当者は、採用活動の期間が長期化するなか、同時に内定辞退対策にも力を入れる必要があります。学生との接触を定期的に保ち、入社への意思を醸成し、最後の最後まで辞退を防ぐ施策が求められるのです。この負担は、採用担当者一人では到底対応しきれません。
採用手法の多角化で業務が膨大に
採用を成功させるためのチャネルが、この数年で急速に多様化しました。
かつては、リクナビやマイナビなどの大手求人サイトに掲載すれば、一定数の応募が期待できました。しかし現在は、これらのナビサイトに加えて、求人ボード、ダイレクトリクルーティング、Twitter・TikTok・Instagramなどのソーシャルメディア、企業の採用サイト、オンラインイベント、リファラル採用など、多くのチャネルが存在します。
複数の採用チャネルを活用すれば、より多くの学生に企業の情報が届くはずです。しかし同時に、それぞれのチャネルからの応募対応、各媒体の管理、効果測定、最適化といった業務が増えます。
さらに、応募者の質を高めるためには、求人原稿の質向上、採用サイトやSNSでの企業情報発信、採用イベントの企画と実施など、「集客」だけでなく「惹きつけ」の業務も重要になります。
採用担当者が一人で、これら全てのチャネルを管理し、質の高い応募者を確保することは、現実的ではなくなっているのです。
採用ブランディングの必要性が高まっている
人材獲得競争が激化するなか、企業が学生から選ばれるためには、「採用ブランディング」が不可欠になりました。
採用ブランディングとは、採用に関するあらゆるタッチポイントを通じて、企業の価値観や文化、働き方を学生に伝え、「この企業で働きたい」というブランド価値を構築することです。
具体的には、採用サイトの充実、SNSでの定期的な情報発信、採用動画の制作、社員インタビューの掲載、オンラインイベントの実施、インターンシップの企画など、多くの施策が考えられます。
しかし、これらの施策は採用業務の傍らで実施できるものではありません。専門的な知識と時間が必要です。採用担当者は、日々の応募者対応に追われながら、同時にこれらのブランディング施策に取り組む必要があり、どちらも中途半端になるという悪循環に陥りやすいのです。
採用代行企業に業務の一部を委託することで、採用担当者は採用ブランディングなど、戦略的な施策に時間と力を割くことができるようになります。
採用代行が提供する5つのメリット
採用代行サービスの導入で、企業はどのような効果を得られるのか。ここでは、採用代行が提供する5つのメリットを詳しく解説します。
メリット①採用担当者が「本来やるべき業務」に集中できる
採用業務は、大きく2つのカテゴリーに分けられます。
一つは「コア業務」。経営戦略に基づいた採用計画の立案、求める人材像の定義、最終面接での人物評価、内定者の最終承認といった、企業の経営層や採用責任者が判断する必要がある業務です。
もう一つは「ノンコア業務」。応募メールへの返信、面接日程の調整、書類の整理、選考進捗の管理、不採用者への連絡メールといった、ルーティン的な事務作業です。
現在、多くの採用担当者は、このノンコア業務に1日の大半を費やしています。「毎日50件以上の応募メールが来て、それだけで午前中が終わる」「面接日程を調整するだけで何時間もかかる」という状況は、珍しくありません。
採用代行にノンコア業務を委託することで、採用担当者はコア業務に集中できます。つまり、採用戦略の立案、求める人材の深掘り、面接官としての人物評価、内定者との関係構築といった、企業の採用成功を左右する重要な判断に、時間と思考力を使うことができるようになるのです。
結果として、採用の質は向上し、採用にかかる総工数も削減されます。加えて、採用担当者の心理的な負担も軽くなり、仕事の満足度も高まります。
メリット②母集団形成から内定まで、採用全体のプロセスが効率化される
採用代行企業は、採用プロセスの各段階で、複数の企業の支援実績から得たノウハウを保有しています。そのノウハウを活かすことで、採用全体のプロセスが効率化されます。
母集団形成の最適化では、採用ターゲットに適した求人媒体の選定、応募が集まりやすい求人原稿の作成、ターゲット層への効果的なアプローチ方法などを提案してくれます。「求人を出しても応募がこない」という課題も、採用代行企業の視点から見直すことで、原因を特定し改善策を実行できます。
応募者管理の一元化では、複数の媒体からの応募を一つのシステムで管理できるようになります。応募者情報が散在していれば、対応漏れや重複対応が発生しやすいですが、一元管理により対応ミスが防げます。
応募者との細かなフォローでは、お礼メールの送信、面接日程調整時の迅速な連絡、選考進捗の報告など、学生との各タッチポイントで丁寧に対応します。こうした細かなフォローは、応募辞退や面接辞退を防ぎ、採用の歩留まりを高める上で、非常に重要な要素です。
採用代行企業が対応することで、これらのプロセスがスムーズに、かつ高い質で実行されるようになります。
メリット③採用のプロが持つノウハウを、自社の採用に活かせる
採用代行企業は、様々な業種・業態の企業から依頼を受け、多くの採用活動をサポートしています。そこで蓄積されたノウハウは、自社だけの経験では得られない貴重な知見です。
採用市場のトレンドの変化、学生の就職活動の傾向の変わり方、採用媒体の選定基準、求人原稿で効果が出ている表現方法、面接設定率を高めるためのコツなど、実践的で最新のノウハウが活用できます。
また、採用代行企業の担当者は、業界や職種に関する深い知識を持っていることが多いため、自社の採用計画の相談に乗ってもらう際にも、高度なアドバイスが期待できます。「なぜ応募が集まらないのか」「競合企業に人材を奪われるのはなぜか」といった根本的な課題解決にも、プロの視点で対応してくれるのです。
自社の採用担当者だけの経験に頼るのではなく、採用のプロのノウハウを活用することで、採用市場での競争力を高めることができます。
メリット④採用品質が向上し、ミスマッチが減る
採用代行企業と契約する際、まず行うのが「ペルソナ設計」です。企業が求める人材像を、できるだけ詳細に定義し、採用ターゲットを明確にするプロセスです。
このペルソナ設計が明確であれば、母集団形成から書類選考、面接と、各段階で「本当に企業が求める人材か」という軸が揺るがず、適切な人材を確保できます。結果として、採用後のミスマッチが減り、入社後の定着率が高まります。
さらに、採用代行企業は選考プロセスの設計にも関わります。面接の質問内容、評価基準の明確化、複数の観点からの人物評価など、選考精度を高める仕組みを構築します。これにより、本当に適切な人材を選抜できるようになるのです。
新卒採用では特に、「採用時と入社後のギャップ」が大きな課題になります。採用代行企業が丁寧にペルソナ設計と選考プロセスを構築することで、そのギャップを最小化でき、企業にとって本当に必要な人材を確保することができます。
メリット⑤内定者フォローで辞退を防ぎ、定着率を高められる
新卒採用では、内定を出してから入社まで、数ヶ月のタイムラグが生じます。この期間に、内定者との関係が冷え込み、他企業の内定者になってしまう…というケースは、今や当たり前のように起こっています。
採用代行企業は、このタイムラグの期間に、内定者との接触を意図的に設計します。定期的なメール送信、電話での面談、内定者向けのメルマガ配信、入社前研修の実施、オリエンテーション企画など、多くのタッチポイントで内定者と企業をつなぎます。
特に、学生の視点から見て「この企業で働くのは楽しそう」「この人たちと一緒に働きたい」と感じさせるコンテンツ制作が重要です。企業紹介動画、社員インタビュー記事、先輩社員のSNS発信、インターンシップの企画と実施など、学生が興味を持つコンテンツを通じて、企業への理解と親近感を深めることができます。
学生の心理を理解した、きめ細かい内定者フォローにより、内定辞退を防ぎ、入社意思を確固たるものにすることができるのです。また、こうしたフォローは入社後の研修やオリエンテーションにつながり、新入社員の定着率向上にも直結します。
採用代行のデメリット｜押さえておくべき3つの注意点
採用代行は多くのメリットをもたらしますが、導入時に注意すべき点もあります。採用代行の効果を最大限に引き出すため、以下の3つのデメリット・注意点を理解しておくことが重要です。
ベンダー選びで成果が左右される
採用代行企業の実力や専門性は、企業によってばらつきがあります。採用代行に委託すれば自動的に採用が成功するわけではなく、選んだベンダーの質が、そのまま採用活動の成果に反映されるということです。
例えば、新卒採用に特化した知識を持たないベンダーに委託すれば、学生の心理や就職活動の流れを十分に理解しないままで対応されることになります。また、特定の業界や職種についての知見が浅いベンダーであれば、効果的な採用戦略の提案も期待できません。
ベンダー選びの際は、以下のポイントを確認することが大切です。
- 新卒採用の実績が豊富か
- 自社と同じ業種・業態での支援経験があるか
- 採用担当者との関係構築をどう考えているか
- サポート体制は十分か
ベンダーの選定は、採用代行導入の成功を左右する最初の重要な判断です。複数のベンダーを比較検討し、自社のニーズに最も合致した企業を選ぶことが求められます。
委託内容が不明確だとミスマッチが生まれる
採用代行に契約する際、「どこまでを委託するのか」を明確にしなければ、採用代行企業と企業の認識がズレ、期待と現実のギャップが生まれます。
例えば、「母集団形成をお願いします」という漠然とした依頼では、採用代行企業は「どのくらいの応募数を目指すのか」「どのような質の応募者を求めるのか」といった重要な情報がないため、適切な施策を打つことができません。
一方、「月額○○で、月間××名の応募者を確保し、そのうち面接設定率を○○%に高める」というように、目標を数値で明確にしておけば、採用代行企業も具体的な施策を設計できます。
委託内容の不明確さから生じるミスマッチを防ぐために、契約前に採用代行企業とのコミュニケーションを十分に取ることが不可欠です。
初期段階の打ち合わせが重要｜丸投げはNG
「採用代行に任せたから、あとは何もしなくていい」という考えは危険です。採用代行が効果を発揮するには、企業側の協力と、採用代行企業との継続的なコミュニケーションが必要です。
契約直後の打ち合わせでは、以下を明確にしておくべきです。
- 企業の経営戦略と採用ニーズの整合性
- 求める人材像の詳細なペルソナ
- 採用スケジュールと目標人数
- 評価基準と選考方針
- 予算と期間の設定
こうした要素を採用代行企業と共有した上で、定期的に進捗報告を受け、必要に応じて方針を調整することが重要です。採用代行企業はあくまで「パートナー」であり、企業側の採用責任者も関与し続ける必要があるのです。
丸投げでは、採用代行企業も企業の意図を正確に理解できず、結果として期待以下の成果に終わる可能性が高まります。
採用代行が向いている企業
採用代行サービスは、すべての企業に必要というわけではありません。では、どのような企業に採用代行は最適なのか。ここでは、採用代行の導入が特に効果的な3つの企業パターンを紹介します。自社がこれらに当てはまるかどうか、確認してみてください。
新卒採用に時間を割けない企業
採用担当者が他の業務と兼任している企業や、採用業務が初めての企業は、採用代行が大きな力になります。
新卒採用は、母集団形成、応募者対応、選考管理、内定後のフォローと、複数のフェーズが存在し、各フェーズごとに異なるスキルと知識が求められます。採用経験が浅い担当者が、これらすべてを自力でこなそうとすれば、品質も効率も落ちやすいです。
特に中小企業では、採用担当者が人事総務、給与計算、労務管理など、複数の業務を担当することが多いでしょう。そうした状況では、採用活動に集中することが難しく、結果として採用が後回しになりがちです。
採用代行に業務の一部を委託することで、採用に必要な時間と質を確保しながら、他の重要な業務も並行して進めることが可能になります。
採用手法に関するノウハウが不足している企業
「求人を出しても応募が来ない」「他社に比べて応募数が少ない」という企業は、採用手法やターゲティングに課題を抱えていることが多いです。
採用市場は急速に変化しており、従来のナビサイトだけでは十分な応募を集めることが難しくなっています。ダイレクトリクルーティング、SNS活用、採用サイトの最適化など、新しい手法への対応が求められます。
しかし、こうした新しい採用手法について、体系的に学ぶ機会や時間が取れない企業も多いでしょう。採用代行企業は、業界のトレンドや効果的な手法に精通しているため、自社の状況に合わせたアドバイスと実行を任せることができます。
採用代行企業のノウハウを活用することで、「応募が集まらない」という課題を根本から解決し、質の高い母集団を形成することができるのです。
内定辞退率が高く、歩留まりを改善したい企業
せっかく採用活動を進めて内定を出したのに、入社直前に辞退されてしまう。こうした悩みを抱える企業は少なくありません。
内定辞退は、採用の歩留まり率を大きく低下させ、採用活動を長期化させる要因になります。また、辞退された時点で採用予定人数に達していなければ、急いで追加採用を進める必要が生じ、さらなる負担が増します。
内定辞退の原因は様々ですが、多くの場合、「入社意思の形成が不十分だった」「内定後、企業との接触が薄れてしまった」といった理由が挙げられます。
採用代行企業は、内定者向けの定期的なコミュニケーション、企業理解を深めるコンテンツ制作、インターンシップの企画など、学生の視点から見て「この企業で働きたい」という気持ちを高める施策に注力します。
こうしたアプローチにより、内定辞退を防ぎ、採用の歩留まりを改善することができるのです。
採用代行を活用して「採用競争力」を高める
ここまで、採用代行が提供する5つのメリットと、導入時の注意点について解説してきました。採用代行は、適切に活用すれば、企業の採用活動を大きく変える力を持っています。
採用市場は、年々競争が激化しています。優秀な人材は複数企業から内定を得る立場にあり、企業は「選ばれる側」になりました。こうした状況の中で、採用活動の効率化と質の向上は、もはや選択肢ではなく、必須の課題です。
採用代行を導入する企業の多くが、以下のような成果を実現しています。
- 採用担当者が戦略的な採用計画に時間を使えるようになった
- 母集団形成の課題が解決し、応募数が増加した
- 内定辞退が減り、採用の歩留まりが改善した
- 採用にかかる総工数が大幅に削減された
- 採用品質が向上し、入社後の定着率が高まった
ただし、採用代行の導入は「ベンダー選び」が極めて重要です。採用代行企業を選ぶ際は、以下の点を確認することをお勧めします。
【新卒採用への理解が深いか】
採用代行企業の中には、中途採用や派遣に重点を置いている企業もあります。新卒採用特有の課題（長期化、内定辞退、学生の心理理解など）に対応できるベンダーを選ぶことが大切です。
【学生の視点を持っているか】
内定者フォローやコンテンツ制作の質は、学生の心理をどれだけ理解しているかに左右されます。学生が「この企業で働きたい」と感じるような施策を提案できるベンダーであることが重要です。
【企業と真摯にコミュニケーションを取るか】
採用代行は一方的な業務委託ではなく、パートナーシップです。企業の経営課題や採用ニーズをしっかり理解し、それに基づいた施策を提案できるベンダーを選びましょう。
採用代行企業の中には、こうした全ての要素を備えたパートナーが存在します。特に、新卒採用に特化し、学生主体のアプローチを取り、企業と学生をつなぐ立場から採用を行う企業は、他にはない価値を提供できます。
企業の採用課題が「新卒採用」であり、「内定辞退の防止」や「母集団形成」に悩んでいるのであれば、そうした新卒採用専門の採用代行企業に相談することを強くお勧めします。
【新卒採用に”学生人事”という選択を】
現役大学生の就活経験を活かし、
採用成功まで伴走型でフルサポートする
新卒採用支援サービス『学生人事』。
これまでにない革新的な視点で、
応募者の増加・内定辞退率の低下・定着率アップ
に大きく貢献します。
よくある質問と回答（FAQ）
ここでは、採用代行のメリットについて、よくある質問に対してお答えします。
Q1：採用代行と人材紹介はどう違う？
A：人材紹介は「紹介された人材が入社したときに成功報酬を支払う」のに対し、採用代行は「委託した採用業務に対して契約に基づいた料金を支払う」仕組みです。
人材紹介は「人材の紹介」に特化しており、紹介会社が保有するデータベースから企業の条件に合った人材をピックアップして紹介してくれます。一方、採用代行は採用プロセス全体をカバーするため、母集団形成から内定後のフォローまで、採用活動のあらゆる段階をサポートします。
自社で求める人材の定義が明確で「この職種の人材が欲しい」というニーズがあれば人材紹介が適しています。一方、「採用活動全体をサポートしてほしい」「採用戦略から実行まで相談したい」というニーズがあれば、採用代行が適切です。
Q2：採用代行を使うと、自社の採用ノウハウが蓄積されない？
A：逆です。採用代行から学べるノウハウは多く、その過程で自社の採用スキルも向上します。
採用代行企業は、複数企業の支援経験から得たベストプラクティスを持っています。採用原稿の作り方、応募者への対応方法、選考プロセスの設計、内定者フォローの施策など、日々の関わりの中で自社の採用担当者も学ぶことができるのです。
ただし、それは採用代行企業と密にコミュニケーションを取り、「なぜこの施策を行うのか」「どのような効果が期待できるのか」という背景まで理解しようとした場合です。丸投げでは、そうした学びは得られません。採用代行企業をパートナーと考え、継続的にコミュニケーションを取ることが重要です。
Q3：少人数採用でも採用代行は使える？
A：もちろんです。むしろ採用人数が少ないほど、採用代行の効果が発揮されやすいとも言えます。
採用人数が少ない企業では、採用担当者が限られています。その限られた人数で、複数の採用媒体管理、応募者対応、面接日程調整などをこなすことは、現実的には非常に難しいです。
採用代行に一部の業務を委託することで、採用担当者の負担を軽くしながら、採用活動の質を保つことができます。特に、新卒採用の経験がない企業や、初めて新卒採用に取り組む中小企業こそ、採用代行のメリットが大きいのです。
Q4：採用代行の導入期間はどのくらい必要？
A：導入から効果が出るまでの期間は、企業の状況によって異なりますが、一般的には3～6ヶ月程度を目安に考えるとよいでしょう。
最初の1～2ヶ月は、采用代行企業が企業の課題を理解し、採用戦略を立案する準備期間です。その後、母集団形成や応募者対応など、実際の採用活動が本格化します。3ヶ月目以降から、応募数の増加や応募者の質の向上といった効果が見え始めることが多いです。
ただし、採用代行の契約期間は柔軟に設定できるため、企業のニーズに合わせて調整することが可能です。
Q5：採用代行企業を選ぶときのポイントは何？
A：採用代行企業を選ぶ際は、以下の4つのポイントを確認することが重要です。
1. 新卒採用の実績が豊富か
中途採用や派遣に強い企業も多いため、新卒採用の支援経験が十分あるかを確認しましょう。
2. 自社と同じ業界での支援経験があるか
業界によって採用課題は異なります。同じ業界での支援経験があれば、より実践的なアドバイスが期待できます。
3. 学生の視点を持っているか
内定者フォローやコンテンツ制作の質は、学生心理をどれだけ理解しているかで大きく異なります。学生が「この企業で働きたい」と感じるような施策を提案できるか確認しましょう。
4. コミュニケーション体制は充実しているか
定期的な進捗報告、課題発生時の迅速な対応、企業の採用ニーズへの丁寧なヒアリングなど、パートナーとしての関係構築ができるか確認することが大切です。
まとめ
新卒採用の採用課題が複雑化・多様化する中で、採用代行サービスは企業の採用力を大きく高める有効な手段です。
採用代行のメリットは、単なる「業務の削減」にとどまりません。採用担当者が戦略的な采用計画に集中できるようになり、採用プロセス全体が効率化され、採用のプロのノウハウが自社に活かされ、採用品質が向上し、そして何より内定辞退を防ぎ定着率を高めることができます。
ただし、導入を成功させるには、新卒採用に特化し、学生の心理を理解し、企業と真摯にコミュニケーションを取るベンダー選びが重要です。
採用市場での競争が激化する今、自社の採用課題に直面しているなら、採用代行導入の検討を強くお勧めします。適切なパートナーとの関係構築を通じて、企業の採用競争力を確実に高めることができるのです。