「新卒採用を任されたけれど、何から手をつければいいかわからない…」
「採用担当を兼務していて、時間が全く足りない…」
「内定を出しても、学生が大手企業に流れてしまう…」
このような悩みを抱える中小企業の採用担当者にとって、採用代行（RPO）は心強い味方です。採用代行を活用すれば、限られたリソースでも効果的な新卒採用が実現できます。
しかし、「採用代行って、どんな企業が使うべきサービスなの？」「うちの会社に向いているのかわからない」と疑問に思う方も多いでしょう。採用代行は万能なサービスではなく、企業の状況や課題によって向き・不向きがあります。
この記事では、採用代行に向いている企業・担当者の特徴を具体的に解説します。特に新卒採用に注力したい中小企業に向けて、採用代行を活用すべきケースと、サービスを選ぶ際のポイントをわかりやすくお伝えします。
採用代行（RPO）とは？基本を押さえよう
まずは、採用代行の基本的な仕組みと、どのような業務を依頼できるのかを理解しておきましょう。
採用代行の定義と仕組み
採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing） とは、企業の採用業務の一部または全部を、外部の専門会社に委託するサービスです。
よく混同されがちな「人材紹介」とは異なり、採用代行は「人を紹介する」のではなく「採用業務そのものを代行する」点が大きな特徴です。
人材紹介の場合、紹介会社が候補者を探して企業に紹介し、採用が決まれば成功報酬を支払う仕組みです。一方、採用代行は求人作成から面接調整、内定者フォローまで、採用活動の実務を企業に代わって行います。
企業は採用戦略の立案や最終判断に集中でき、実務部分をプロに任せることで、効率的かつ質の高い採用活動が実現できます。
採用代行が対応できる主な業務
採用代行では、以下のような幅広い業務を委託できます。
- 募集要項・求人票の作成：自社の魅力が伝わる求人内容の企画・作成
- 応募者対応：問い合わせ対応、応募受付、書類選考
- 面接日程調整：候補者と面接官のスケジュール調整
- 面接代行・面接官トレーニング：一次面接の実施や、社内面接官への研修
- 内定者フォロー：内定後の定期連絡、懇親会の企画・運営
- 採用データの分析・レポート作成：応募数や選考通過率の分析、改善提案
企業の課題や予算に応じて、これらの業務の一部だけを委託することも、採用プロセス全体を任せることも可能です。
新卒採用における採用代行の役割
新卒採用は、中途採用とは異なる特有の課題があります。
たとえば、学生とのコミュニケーション方法です。社会人経験のない学生に対しては、企業の魅力をわかりやすく伝える工夫が必要です。また、内定から入社までの期間が長いため、内定者フォローを丁寧に行わないと内定辞退のリスクが高まります。
さらに、新卒採用では母集団形成が大きな課題です。就職サイトへの掲載だけでは応募が集まりにくく、学内セミナーやSNS活用など多様な手法が求められます。
採用代行を活用すれば、こうした新卒採用特有の業務をプロに任せることができます。特に採用ノウハウが不足している中小企業にとって、新卒採用代行は大きな力になるでしょう。
採用代行に向いている企業の特徴7選
ここからは、採用代行の活用が特に効果的な企業の特徴を7つ紹介します。自社の状況と照らし合わせながら、読み進めてみてください。
新卒採用のノウハウ・経験が不足している
新卒採用の実績が少ない企業や、初めて新卒採用に取り組む企業は、採用代行の活用が効果的です。
新卒採用は中途採用とは全く異なるノウハウが必要です。どの大学にアプローチすればいいのか、学生にどう自社の魅力を伝えればいいのか、内定者をどうフォローすればいいのかなど、これらを手探りで進めると、時間とコストを無駄にしてしまう可能性があります。
採用代行を利用すれば、新卒採用の経験豊富なプロが、効果的な採用手法を提案し、実務を代行してくれます。初めての新卒採用でも、安心してスタートすることができます。
採用担当者が他の業務と兼任している
中小企業では、総務・経理・人事を一人の担当者が兼務しているケースが多くあります。
日常業務に追われる中で、採用活動にまとまった時間を確保するのは困難です。特に新卒採用は、説明会の準備、応募者対応、面接調整、内定者フォローなど、継続的な対応が求められます。兼任担当者がこれらすべてをこなすのは現実的ではありません。
採用代行を活用すれば、書類選考や日程調整といった実務作業をプロに任せられます。担当者は最終面接や採用戦略の立案など、重要な業務に集中できるようになります。
採用リソース（人手・時間）が不足している
専任の採用担当者を置く余裕がない企業も、採用代行に向いています。
採用活動には想像以上に多くの工数がかかります。求人票の作成、応募者への返信、書類選考、面接の日程調整、面接官の確保、内定通知の発送など、一つひとつは小さな作業でも、積み重なると膨大な時間を消費します。
採用代行を利用すれば、これらの実務をまとめて外部に委託できます。社内の人手不足を補い、限られたリソースで効率的な採用活動が可能になります。
学生へのリーチ手段が限られている
「就職サイトに掲載したのに応募が来ない」という悩みを抱える企業は少なくありません。
特に中小企業の場合、採用ブランドが弱く、学生に認知されていないケースが多くあります。学内セミナーや合同説明会への参加方法がわからない、SNSでの情報発信をどう始めればいいかわからない、といった課題もあるでしょう。
採用代行では、企業の魅力を効果的に伝える求人作成や、学生との接点を作る施策の提案・実行を行います。自社だけでは届かなかった学生層にアプローチできるようになります。
内定辞退に悩んでいる
せっかく内定を出しても、学生が大手企業に流れてしまう。このような内定辞退の問題を抱える企業も、採用代行が有効です。
新卒採用では、内定から入社までの期間が数ヶ月から半年以上と長いため、その間のフォローが非常に重要です。定期的な連絡、懇親会の開催、先輩社員との交流機会など、内定者が「この会社で働きたい」と思い続けられる工夫が必要です。
採用代行では、内定者フォローのプログラム設計や実施も依頼できます。内定辞退率を下げ、確実に入社につなげるサポートが受けられます。
採用コストを抑えたい
採用にかかるコストを抑えたい企業にとっても、採用代行は有力な選択肢です。
人材紹介を利用する場合、成功報酬として理論年収の30〜35%を支払うのが一般的です。年収400万円の新卒社員を採用すれば、1名あたり120〜140万円のコストがかかります。複数名を採用する場合、費用は膨らむ一方です。
一方、採用代行の多くは月額固定制を採用しています。月額10〜30万円程度で複数名の採用活動を進められるため、採用人数が増えても追加費用が発生しません。特に3〜10名程度の少人数採用を行う中小企業にとって、費用対効果の高い選択肢となります。
採用業務の品質を安定させたい
担当者の異動や退職によって、採用ノウハウが失われてしまうといった、属人化の問題を抱える企業も、採用代行に向いています。
採用代行を利用すれば、採用活動のプロセスが標準化され、担当者が変わっても一定の品質を保てます。また、採用データの分析やレポート提供を受けることで、社内にもノウハウが蓄積されていきます。
データに基づいた採用活動を行いたい、毎年安定した採用成果を出したい、という企業にとって、採用代行は有効な手段です。
採用代行に向いていない企業の特徴3選
採用代行は多くの企業にメリットをもたらしますが、すべての企業に適しているわけではありません。ここでは、採用代行の活用が向いていないケースを3つ紹介します。
既に採用体制が確立されている企業
専任の採用担当者が複数名いて、年間の新卒採用実績が10名以上ある企業は、採用代行を使う必要性が低いかもしれません。
社内に採用ノウハウが十分に蓄積されており、応募者の集客から選考、内定者フォローまでスムーズに回せている場合、わざわざ外部に委託するメリットは小さいでしょう。
ただし、採用担当者の業務負荷を軽減したい、特定の業務だけをプロに任せたい、という場合は、部分的な委託を検討する価値があります。
1〜2名のみの超少人数採用
採用人数が1〜2名と極端に少ない場合、採用代行よりも人材紹介の方が適切なケースがあります。
採用代行は一定の業務量を前提としたサービスのため、超少人数採用では費用対効果が合わない可能性があります。人材紹介であれば、採用が決まったときのみ費用が発生するため、リスクを抑えられます。
ただし、内定者フォローや入社前研修まで含めたサポートが必要な場合は、採用代行も選択肢に入ります。自社の状況に応じて判断しましょう。
採用方針や選考基準が明確でない企業
「どんな人材が欲しいのか」「どのような基準で選考するのか」が定まっていない企業は、採用代行を活用しても効果が出にくいでしょう。
採用代行は、企業の方針や基準に基づいて業務を遂行するサービスです。方針が不明確なままだと、代行会社も適切な支援ができず、結果的にミスマッチが発生する可能性があります。
採用代行を検討する前に、まずは「求める人物像」「選考で重視するポイント」「自社の魅力」などを社内で整理しておくことが重要です。
採用代行を導入するメリット・デメリット
採用代行の導入を検討する際は、メリットだけでなくデメリットも理解しておくことが大切です。ここでは、両面から採用代行の特徴を解説します。
メリット
採用代行の最大のメリットは、採用業務にかかる負担を大幅に軽減できることです。特に他の業務と兼任している担当者にとって、実務作業をプロに任せられるのは大きな助けになります。本来業務に集中できる時間が増え、生産性の向上にもつながります。
また、採用のプロフェッショナルが業務を担当するため、選考の精度が上がります。求人票の作成、応募者とのコミュニケーション、面接の進め方など、各プロセスでノウハウが活かされ、より質の高い採用活動が実現できます。
専門チームが迅速に対応するため、応募から内定までのスピードが上がります。学生への返信が早くなり、面接日程もスムーズに調整できるため、優秀な人材を逃しにくくなります。特に新卒採用では、対応の早さが学生の志望度を左右する重要な要素です。
そして内定辞退に悩んでいる場合、学生への丁寧な対応や、魅力的な求人作成により、企業イメージの向上につながります。たとえ選考で不採用になった学生でも、「対応が丁寧だった」と感じれば、企業への好印象を持ち続けてくれます。将来的な顧客や、別の候補者の紹介につながる可能性もあります。
また、複数人を採用する場合、人材紹介などを利用するのに比べて、コストが抑えられるという点も魅力的です。
デメリット
採用代行を利用するには、月額制・成果報酬制・従量課金制など、何らかの費用が発生します。委託範囲が広いほど費用も増えるため、予算との兼ね合いを考える必要があります。ただし、社内の工数削減や採用の質向上を考慮すれば、十分に投資対効果が見込めるケースが多いでしょう。
また、すべての業務を外部に任せきりにすると、社内に採用ノウハウが蓄積されにくくなる可能性があります。ただし、この課題は委託先との連携方法で解決できます。定期的なミーティングを設け、採用データや改善提案を共有してもらうことで、社内でもノウハウを蓄積できる仕組みを作ることが重要です。
採用代行を効果的に活用するには、委託先との定期的なコミュニケーションが欠かせません。採用方針のすり合わせ、進捗状況の確認、課題の共有など、密に連携する必要があります。連携を怠ると、企業の意図と異なる対応が行われたり、重要な情報が伝わらなかったりするリスクがあります。委託したから終わりではなく、パートナーとして協力していく姿勢が求められます。
採用代行の料金相場と費用対効果
採用代行を検討する際、多くの企業が気になるのが「費用」です。ここでは、採用代行の料金体系と相場、そして費用対効果を高めるコツを解説します。
主な料金体系
採用代行サービスの料金体系は、大きく3つに分かれます。
月額固定制
毎月一定の金額を支払う料金体系です。相場は月額10万円〜50万円程度で、依頼する業務範囲によって変動します。
月額固定制のメリットは、採用人数が増えても追加費用が発生しない点です。複数名の採用を予定している場合、1名あたりのコストを抑えられます。また、費用が予測しやすく、予算管理がしやすいのも特徴です。
成果報酬制
採用が成功したときのみ費用を支払う料金体系です。相場は採用1名あたり30万円〜50万円程度が一般的です。
成果報酬制のメリットは、採用できなかった場合は費用が発生しないため、リスクを抑えられる点です。ただし、採用人数が多い場合は月額固定制よりも総額が高くなる可能性があります。
従量課金制
業務ごとに料金が設定されている体系です。たとえば、面接日程調整1回につき5,000円、求人票作成1件につき3万円、といった形です。
従量課金制は、特定の業務だけを部分的に委託したい場合に適しています。必要な業務だけを選べるため、無駄なコストを抑えられます。
人材紹介との費用比較
採用代行と人材紹介の費用を比較してみましょう。
人材紹介の場合、理論年収の30〜35%を成功報酬として支払うのが一般的です。年収400万円の新卒社員を採用すれば、1名あたり120〜140万円のコストがかかります。5名採用すれば、600〜700万円もの費用が発生します。
一方、採用代行で月額固定制を利用した場合、月額20万円のサービスを6ヶ月間利用しても総額120万円です。この期間に5名採用できれば、1名あたり24万円となり、人材紹介と比較して大幅にコストを抑えられます。
ただし、採用人数が1〜2名と少ない場合は、人材紹介の方がコストを抑えられるケースもあります。自社の採用人数に応じて、適切なサービスを選びましょう。
費用対効果を高めるコツ
採用代行の費用対効果を最大化するために、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 自社で対応できる業務と委託する業務を明確に分ける
すべての業務を委託すると費用が高くなります。自社で対応可能な業務は残し、負担が大きい業務や専門性が必要な業務だけを委託することで、コストを抑えられます。 - 複数年契約で単価を下げる交渉
単年契約よりも複数年契約の方が、月額単価を下げられる可能性があります。継続的に新卒採用を行う予定であれば、複数年契約を検討してみましょう。 - 採用人数が多いほど1名あたりのコストが下がる
月額固定制の場合、採用人数が増えても費用は変わりません。3名採用するつもりで契約しても、結果的に5名採用できれば、1名あたりのコストは大幅に下がります。採用目標を明確にし、効率的に母集団を形成することで、費用対効果を高められます。
まとめ
ここまで、採用代行に向いている企業・担当者の特徴、メリット・デメリット、サービスを選ぶポイントを解説してきました。最後に、重要なポイントをおさらいしましょう。
採用代行に向いている企業の7つの特徴は以下の通りです。
- 新卒採用のノウハウ・経験が不足している
- 採用担当者が他の業務と兼任している
- 採用リソース（人手・時間）が不足している
- 学生へのリーチ手段が限られている
- 内定辞退に悩んでいる
- 採用コストを抑えたい
- 採用業務の品質を安定させたい
これらの特徴に当てはまる企業にとって、採用代行は新卒採用を成功させるための有力な選択肢です。
特に中小企業の場合、専任の採用担当者を置く余裕がなく、ノウハウも不足しているケースが多くあります。限られたリソースの中で質の高い新卒採用を実現するには、プロの力を借りることが効果的です。
自社が採用代行に向いているかどうかを判断するために、まずは無料相談や資料請求から始めてみることをおすすめします。 複数のサービスを比較し、自社の課題に合った提案をしてくれる委託先を見つけましょう。