「採用したくても、思うように時間も人も確保できない…」
昨今の人材不足により、そんな悩みを抱える企業が増えているのではないでしょうか。
特に中小企業では、採用担当者が他の仕事と掛け持ちしていることも多く、採用に専念するのは難しい状況です。
そこで注目されているのが、採用業務を専門家がサポートしてくれる「採用代行サービス」。
この記事では、採用代行の基本からおすすめの会社、失敗しない選び方まで、徹底解説します。
🚩本記事を読むと分かること
採用代行（RPO）とは？
採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）とは、企業の採用業務の一部または全部を外部の専門企業に委託するサービスです。
求人票の作成から応募者対応、面接日程の調整、選考管理まで、採用プロセス全般を代行してもらうことができます。
近年、社内の人手不足や働き方改革などを背景に、採用活動を効率化する手法として採用代行サービスの利用が増えています。
専門知識を持つプロフェッショナルに業務を任せることで、採用業務の質を向上させながら、自社の業務にリソースを集中できます。
採用代行会社が提供する主なサービス内容
採用代行サービスがカバーする業務範囲は幅広く、母集団形成、応募者管理、選考支援、内定者フォローなど、採用プロセス全般にわたります。
具体的には以下のような業務を委託できます。
母集団形成では、募集計画・募集要件の策定、求人媒体の選定や管理、掲載記事の作成などを依頼できます。
応募者の質と量を確保するための戦略的な施策を、専門家の知見を活かして実行できます。
選考プロセスの運営では、応募書類の管理やスクリーニング、面接日程の調整、合否連絡などの業務を任せられます。
最終的な合否判定を請け負うことはできませんが、それ以外の選考に関する業務を広く委託可能です。
内定者フォローに関しても、内定者への連絡業務や書類の取得、定期的なアンケート実施と現場担当者へのフィードバックなど、入社までの継続的なサポートを依頼できます。
採用代行と人材紹介・派遣との違い
採用代行は「採用活動そのものや一部を任せられる」サービスであるのに対し、人材紹介や人材派遣は「人材不足を補う」ことに特化した仕組みです。
それぞれの違いを理解しておくことで、自社に最適な選択ができます。
人材紹介は、企業が求める人材を紹介会社が探してマッチングするサービスです。
一方で、人材派遣は、派遣会社の従業員を一定期間自社に派遣してもらうサービスで、雇用関係は派遣会社と派遣スタッフの間にあります。
採用代行の最大の違いは「どこまで採用プロセスを任せられるか」という点です。
採用戦略の立案から求人原稿の作成、応募者対応、選考フローの運営まで一括して委託できます。
自社の採用基準を維持しながら、専門的なノウハウと工数を外部リソースで補完できる点が特徴です。
採用代行会社を選ぶ前に知っておきたいポイント
利用するメリットとデメリット
【採用代行を利用するメリット】
メリットとして、外部の専門知識を取り入れられる点が挙げられます。
採用業務支援に特化したサービスは採用にまつわるさまざまなノウハウを有しており、多くの企業の採用活動を支援してきた実績を活かした支援が期待できます。
また、オペレーション負荷を軽減できることも大きなメリットです。
一部の業務を外部パートナーに任せることで、採用担当者は大幅に工数を削減でき、応募者の見極めなど自社社員にしかできないコア業務へ専念できる環境になります。
【採用代行を利用するデメリット】
デメリットとして、採用業務を外部に依頼すると、採用担当者は採用業務に関与する機会が減り、ノウハウが蓄積されづらくなるリスクがあります。
場合によっては、次回以降の採用活動で自立的な活動が難しくなり、RPOに頼った採用活動になってしまう懸念もあります。
また、使い方によってはかえって採用コストが高くなることや、良くも悪くも契約内容が制約となり、柔軟な対応がしづらいという点にも注意が必要です。
料金相場と費用体系
採用代行サービスの費用体系は、大きく分けて「月額一律料金型」「従量課金型」「成果報酬型」の3つがあります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の採用計画と予算に合わせて選択する必要があります。
月額一律料金型は、毎月一定の金額を支払う方式で、採用人数や業務量に関わらず費用が固定されるため予算管理がしやすいというメリットがあります。
一般的な相場は、採用業務の一部のみを依頼する場合、月額10万円〜、採用業務全般を依頼する場合は、月額40万円～が相場であり、業務範囲によって変動します。
新卒採用では、約10～70万円が目安となると言われています。
従量課金型は、依頼した業務量に応じて費用が変動する方式です。
業務ごとに料金が決まっているため、特定の採用プロセスに課題がある場合は、最適なコストで問題解決につながるというメリットがあります。
しかし、部分最適になってしまうこともあり、採用活動の全体を俯瞰して依頼内容を決める必要があります。
スカウトメール1通単位や、面接実施、広報記事作成など業務によって料金が変わります。
成果報酬型は、応募数や採用数などの成果に応じて費用が発生するようなシステムです。
少ないリスクで導入できますが、採用人数などによって料金に変動があります。
採用代行会社の比較ポイント
採用代行サービスを利用する時に注意・確認すべきポイントは主に4つあります。
以下で一つ一つ詳しく説明していきます。
実績・導入企業数・対応業界
採用代行会社を選ぶ際には、支援実績がどれだけあるのかが重要です。
これまでにどのような業界・規模の企業を支援してきたのか、具体的な導入事例を確認しましょう。
特に、自社と同じ業界や企業規模での実績があるかどうかが重要です。
大手企業の採用支援実績は豊富でも、中小企業特有の課題に対応した経験が少ない場合もあります。
事例紹介やケーススタディを通じて、自社の状況に近い企業での成功例があるかを確認することが重要です。
対応範囲（戦略設計～オペレーションまで）
RPOを行うサービスの種類は、採用計画立案から入社後の定着支援まで総合的な支援を行うサービス、採用戦略策定などのコンサルティングに強みがあるサービス、採用に関連する実務の代行業務に強みのあるサービスに分かれます。
自社が抱える課題や委託したい業務内容を明確にした上で、それに対応できるサービスを選ぶことが重要です。
単なる業務代行にとどまらず、採用コンサルティング的な役割を果たしてくれるサービスもあります。
コミュニケーション・情報共有体制
採用代行サービスを活用する上で、委託先との密なコミュニケーションは不可欠です。
定期的なレポーティングや、リアルタイムでの情報共有体制が整っているかを確認しましょう。
どのような頻度でミーティングが設定されるのか、採用状況のレポートはどのような形式で提供されるのか、急な相談や変更依頼にはどう対応してくれるのかといった点を事前に確認しておくことが重要です。
費用対効果と契約形態の透明性
費用の内訳が明確でないと、コスト感の妥当性を判断できず、後から想定外の請求が発生するリスクもあります。
契約時には、基本料金に含まれる業務範囲と、追加料金が発生する条件を明確にしておくことが重要です。
最低契約期間、解約条件、追加費用の発生条件など、細かい部分まで事前に確認しておきましょう。
費用対効果を定期的に検証し、本当に必要なサービスなのかを見極める姿勢も大切です。
おすすめの採用代行会社ランキング【大手・中堅・特化型別】
パ―ソルキャリア
パーソルキャリア株式会社の採用代行サービスは、dodaブランドで知られる同社が提供する包括的な採用支援です。
運用面での確実性と、戦略設計能力のバランスに優れているのが特徴です。
豊富な事例とデータ、転職サービスdodaで培った知見を活かして、効果的な採用チャネルの選定や、選考プロセスの改善提案を行います。
KPI設定から効果測定まで、PDCAサイクルを回しながら採用活動の質を高めていくスタイルは、中長期的に採用力を強化したい企業に適しています。
また、決められた形ではなく、企業の課題に合わせた支援を「つながる採用」をモットーとして継続的に行っています。
業務範囲の柔軟性も高く、必要な部分だけを委託するスタイルにも対応しています。
リクルートスタッフィング
リクルートスタッフィングが提供する採用代行サービスは、国内最大級の導入実績を誇ります。
定量的なレポーティングによる持続的な生産性の改善と、変化する目標に対応する柔軟な体制設計と採用繁忙に応じた人員配置が強みです。
また、採用後の入社手続きや入社式などの事務業務などにも幅広く対応しているため、一般的な採用代行の範囲を超え、入社後までワンストップでの対応が可能な点が強みになっています。
また、新卒からキャリア採用、アルバイトやパートまで対応可能で、プランも要望に合わせて様々なものが用意されています。
企業が抱えている課題に合わせて支援を受ける業務を変えることができます。
neocareer
neocareerは、採用企画や採用戦略の立案から依頼ができ、チーム体制を採用しているため、支援のクオリティが保たれているところが魅力です。
また、限られた予算の中で最大限の効果を出すための提案力に定評があります！
neocareerは、企業規模や業種を問わず幅広い実績があり、支援事例が豊富です。
常駐型支援など質の高いサポート体制が用意されており、必要最小限の業務委託から始められる柔軟性があります。
スタートアップ支援に強い採用代行会社
マルゴト株式会社
マルゴト株式会社は成長企業向けの採用代行サービスを提供しており、特にスタートアップやベンチャー企業での支援事例が豊富です。
ベンチャーや成長企業を対象とした月額制採用代行サービス『まるごと人事』や低価格でサービスを受けることのできる『まるごと人事ライト』、スカウト専任や面接代行まで、様々な業務に対応しています。
また、新卒採用に特化したサービスもあり、支援範囲は希望によってカスタマイズが可能です。立ち上げ支援から運用支援まで対応可能で、規模も1600人の企業から300人程度の企業まで幅広い実績を持っています。
採用戦略の立案から実務まで、成長フェーズに応じた柔軟な支援が可能です。
出典：マルゴト株式会社
CASTER BIZ Recruiting
CASTER BIZ Recruitingは、スタートアップ企業の採用活動に必要なスピード感と柔軟性を兼ね備えている採用代行サービスです。
750社を超える支援実績を持ち、戦略プランニングから応募者対応までの採用業務を依頼することができます。
また、オプションで、採用広報、採用ピッチ資料の作成、入社までの労務事務なども対応可能です。
月の利用時間に合わせて金額が変動し、195000円（月30時間利用 ）～504000円（月90時間利用）で利用可能です。
採用代行会社を選ぶ際の注意点
依頼範囲を曖昧にしない
採用代行を依頼する際に最も気をつけるポイントは「認識のズレ」です。
連携がもっとも重要で、双方の認識にズレが生じると思った通りに採用活動が進まなかったり、かえって工数がかかってしまうこともあります。
委託する業務範囲を明確にし、どこまでを代行会社に任せ、どこからを自社で行うのかを具体的に決めておく必要があります。
特に、コア業務とノンコア業務の線引きを明確にすることが重要です。
契約前にKPIと成果基準を明確化する
採用代行サービスの効果を測定するためには、契約前にKPI（重要業績評価指標）と成果基準を明確に設定しておく必要があります。
応募者数、書類通過率、面接設定率、内定承諾率など、具体的な数値目標を共有しましょう。
定期的な効果測定の仕組みを設け、データに基づいた改善提案をしてくれる会社であれば、継続的な採用力向上が期待できます。
自社ノウハウをどう残すかを考える
RPOを利用する際は、業務を任せっぱなしにすることは避け、RPOの知見を吸収できるよう場面に応じて積極的に関与していく姿勢も持ち合わせておくようにしましょう。
定期的なミーティングや報告会を通じて、採用活動の状況や課題を共有してもらう仕組みを作ることが重要です。
代行会社はパートナーとして活用しつつ、自社の採用力も並行して育てていく姿勢が求められます。
採用代行会社導入の流れ
STEP1：課題の整理と目的設定
まず、自社が抱える採用課題を明確にします。
応募者数が足りないのか、選考に時間がかかりすぎているのか、内定辞退率が高いのか、など課題によって必要なサービス内容は大きく異なります。
また、採用代行を導入する目的を明確にしましょう。
工数削減なのか、採用の質向上なのか、それとも両方なのか。目的が明確であれば、適切なサービスを選びやすくなります。
STEP2：会社比較・見積もり
複数の採用代行会社から提案を受け、比較検討します。
実績、対応範囲、費用、コミュニケーション体制などを総合的に評価しましょう。
見積もりを取る際は、業務範囲を具体的に伝え、追加費用が発生する条件も確認しておくことが重要です。
初期費用、月額費用、成功報酬など、費用の内訳を明確にしてもらいましょう。
STEP3：契約・キックオフ
契約を締結したら、キックオフミーティングを実施します。
自社の採用方針、求める人材像、選考基準などを詳しく共有し、認識のズレが生じないようにします。
業務フローや連絡体制、レポーティングの方法なども具体的に決めておきます。
定期的なミーティングのスケジュールも設定しましょう。
STEP4：運用・効果検証
採用活動を開始したら、定期的に効果検証を行います。
設定したKPIに対する進捗を確認し、必要に応じて施策を改善していきます。
代行会社からの提案を積極的に取り入れながら、PDCAサイクルを回していくことが重要です。
また、自社のノウハウとして蓄積できるよう、学びを記録しておきましょう。
まとめ
採用代行会社のサービスは、豊富な実績と専門ノウハウを活かした質の高い採用支援を提供してくれます。
大手企業に強い会社、スタートアップ支援に特化した会社、特定職種・業界に強い会社など、それぞれ独自の強みを持っています。
選定の際には、実績、対応範囲、コミュニケーション体制、費用対効果の4つの観点から比較検討し、自社の採用課題に合致したサービスを選びましょう。
特に、中小企業の場合は、中小企業対応の実績があるか、柔軟なカスタマイズが可能かといった点を重視する必要があります。
また、依頼範囲の明確化、KPIと成果基準の設定、自社ノウハウの蓄積など、導入時の注意点にも配慮が必要です。
採用代行会社をパートナーとして上手に活用しながら、自社に最適な採用体制を構築していきましょう。